Εισαγωγή – Διαχείριση της πληροφορίας

Τα ακατέργαστα δεδομένα που παράγονται κατά την τρισδιάστατη ψηφιοποίηση συνήθως είναι πολλά ανεξάρτητα αρχεία, τα οποία βρίσκονται στον τοπικό σκληρό δίσκο του υπολογιστικού συστήματος που χρησιμοποιήθηκε για την ψηφιοποίηση. Επιπλέον, τα δεδομένα αυτά τις περισσότερες φορές είναι αναγνώσιμα μόνο από το συγκεκριμένο λογισμικό που χρησιμοποιήθηκε για την ψηφιοποίηση, καθιστώντας τα έτσι σχεδόν άχρηστα για άλλες εφαρμογές. Αυτά τα ακατέργαστα δεδομένα αποτελούν την πρώτη ύλη για την παραγωγή μιας μεγάλης σειράς καινούργιων δεδομένων, εξίσου ογκώδη και πολύπλοκων, τα οποία με τη σειρά τους δυσχεραίνουν ακόμα περισσότερο τη σωστή διαχείριση της παραγόμενης από τη σάρωση πληροφορίας. Αν δε δοθεί η πρέπουσα προσοχή στη διαχείριση του τεράστιου όγκου πληροφορίας που παράγεται κατά την τρισδιάστατη ψηφιοποίηση κάποιου θέματος ή κάποιας συλλογής θεμάτων, είναι πιθανό να προκληθεί μεγάλη σύγχυση τόσο στην πρόσβαση της πληροφορίας αυτής, όσο και στην ανάκτησή της, καθιστώντας τη ουσιαστικά άχρηστη.

Για την εξασφάλιση της εύχρηστης αρχειοθέτησης της πληροφορίας, πρέπει να καταστρωθεί η κατάλληλη στρατηγική διαχείρισής της. Συνήθως, μετά την ψηφιοποίηση τα πρωτογενή δεδομένα πρέπει να συγκεντρωθούν και να τροποποιηθούν, ώστε να δώσουν το αποτέλεσμα που απαιτείται από την κάθε εφαρμογή. Έτσι, στις περισσότερες περιπτώσεις, οι ενέργειες που απαιτούνται μετά το πέρας της διαδικασίας της τρισδιάστατης ψηφιοποίησης κάποιου θέματος είναι:

1. Η αποθήκευση του πρωτογενούς υλικού για αρχειακούς λόγους, το οποίο υποχρεωτικά πρέπει να συνοδεύεται από τα κατάλληλα μεταδεδομένα.
2. Η επεξεργασία του πρωτογενούς υλικού για την παραγωγή μίας ενιαίας φόρμας, αντιπροσωπευτικής του ψηφιοποιημένου θέματος. Η αποθήκευσή της θα πρέπει υποχρεωτικά να συνοδεύεται από μεταδεδομένα επίσης.
3. Η μετατροπή του τελικού προϊόντος από το 2ο στάδιο σε τύπους αρχείων που έχουν καθιερωθεί στη βιομηχανία των τρισδιάστατων γραφικών. Η αποθήκευση με μεταδεδομένα και εδώ δεν πρέπει να παραλείπεται.
4. Η περαιτέρω μετατροπή για τις ανάγκες της τελικής εφαρμογής (π.χ. μείωση της ανάλυσης και μετατροπή σε ιδικό τύπου αρχείου για προβολή μέσω του διαδικτύου).
   

Η διαχείριση των δεδομένων που παράγονται από την τρισδιάστατη καταγραφή κάποιου θέματος, προϋποθέτει την ακολουθία αποφάσεων που αφορούν τόσο τον τρόπο με τον οποίο θα γίνει η διαχείριση τους όσο και στον τρόπο με τον οποίο αυτά θα περιγραφούν. Η διαχείριση των δεδομένων εξαρτάται από τον τρόπο που αυτά δημιουργούνται και τροφοδοτούνται στη συλλογή, όπως για παράδειγμα τον τύπο του αρχείου, τη συνοδευτική τεκμηρίωσή της πληροφορίας και τους όρους με τους οποίους θα γίνει διαθέσιμη (π.χ. δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας κλπ.)

Ο τρόπος με τον οποίο μορφοποιείται η πληροφορία, δηλαδή σε τι τύπο μέσου είναι αποθηκευμένη, με ποιο τύπο αρχείου, αν είναι συμπιεσμένη η κωδικοποιημένη και λοιπά, καθορίζει άμεσα τη φορητότητά της, τόσο σε επίπεδο τεχνικομηχανικού εξοπλισμού, όσο και σε επίπεδο λογισμικού.

Η περιγραφή/τεκμηρίωση που συνοδεύει τα δεδομένα της ψηφιακής συλλογής προσδιορίζεται με άλλες δυο κατηγορίες. Η πρώτη είναι αυτή που αφορά τον τρόπο με τον οποίο δημιουργήθηκαν τα δεδομένα και πως μπορούν να χρησιμοποιηθούν, για παράδειγμα εγχειρίδιο χρήσης, απαιτήσεις σε λογισμικό κλπ. Η δεύτερη κατηγορία αφορά την τεκμηρίωση των ίδιων των δεδομένων με πληροφορία σχετικά με το περιεχόμενό τους, όπως περιγραφή του αντικειμένου, προέλευση κλπ. η οποία χρησιμεύει στον διαχωρισμό του αντικειμένου από το πλήθος μιας συλλογής. Η πληροφορία τεκμηρίωσης της δεύτερης κατηγορίας είναι γνωστή με τον όρο μεταδεδομένα και θα γίνει εκτενέστερη αναφορά παρακάτω.

Οι όροι χρήσης της πληροφορίας σχετίζονται με τους περιορισμούς που τυχών θέτει ο προμηθευτής του αρχειακού υλικού, λόγω πνευματικών δικαιωμάτων κλπ. Η διασφάλιση της ορθής χρήσης και η τήρηση των όρων που θέτει ο προμηθευτής της συλλογής είναι εφικτή μέσω μεθόδων «υδατοσήμανσης» (watermarking) αλλά και διαχείρισης των δικαιωμάτων πρόσβασης στα δεδομένα. Για παράδειγμα ένα τμήμα μιας συλλογής κάποιου μουσείου μπορεί να είναι ελεύθερα προσβάσιμο από όλους, ενώ το μεγαλύτερο μέρος της να είναι προσβάσιμο μόνο μέσω συνδρομής.

Η φυσική αποθήκευση της πληροφορίας είναι επίσης ένα σημαντικό μέρος της διαχείρισής της, αφού από αυτή εξαρτώνται τόσο η καλή λειτουργικότητα του ψηφιακού αρχείου, όσο και η μακροζωία του. Η φυσική αποθήκευση της πληροφορίας περιλαμβάνει διαδικασίες όπως:

• Περιοδικούς ελέγχους πληρότητας, λειτουργικότητας και συνοχής των πόρων του ψηφιακού αρχείου.
• Ανανέωση των φυσικών μέσων στα οποία είναι αποθηκευμένο το αρχείο. Για την αποφυγή απώλειας δεδομένων λόγω ασταθούς συμπεριφοράς του μέσου ή υπέρβασης του χρόνου ζωής του.
• Μετανάστευση των δεδομένων σε πιο σύγχρονα αποθηκευτικά μέσα. Για την αποφυγή ασυμβατότητας μεταξύ παλιού και νέου τεχνικομηχανικού εξοπλισμού.
• Δημιουργία πολλαπλών αντιγράφων τα οποία θα αποθηκεύονται σε πολλαπλές τοποθεσίες. Για την αποφυγή ολικής ή μερικής απώλειας του αρχείου σε περίπτωση μεγάλης καταστροφής (π.χ. από φωτιά, σεισμό κλπ.).

Εκτός από τα δεδομένα της ψηφιοποίησης, ανάλογης διαχείρισης χρήζει και το λογισμικό που χρησιμοποιείται τόσο για την παρουσίαση της πληροφορίας, όσο και για τη διαχείρισή της. Το ίδιο απαραίτητη με τη μετανάστευση των δεδομένων σε σύγχρονα αποθηκευτικά μέσα, είναι και η μετανάστευσή τους σε σύγχρονο λογισμικό, το οποίο μπορεί να σημαίνει από μια απλή μετατροπή τους σε αρχεία νέου τύπου, έως και την εκ νέου δημιουργία του λογισμικού που σχετίζεται με την προβολή και διαχείριση του συγκεκριμένου τύπου δεδομένων. Μια δεύτερη λύση της μετανάστευσης σε πιο σύγχρονα περιβάλλοντα λογισμικού, είναι αυτή της εξομοίωσης του παλιού περιβάλλοντος λειτουργίας στο νέο.

Η διαιώνιση της πληροφορίας σίγουρα μπορεί να εξασφαλιστεί με τη χρήση μέσων αποθήκευσης με μεγάλη αντοχή στη φυσική φθορά του χρόνου. Ωστόσο, η χρησιμότητά της πληροφορίας αυτής είναι αδύνατο να εξασφαλιστεί με τον τρόπο αυτό, αφού η ραγδαία εξέλιξη της υλικοτεχνικής υποδομής και υποδομής λογισμικού μπορεί να καταστήσει κάποιο είδος αποθηκευτικού μέσου ή κάποια δομή δεδομένων μη συμβατή και απροσπέλαστη, σε πολύ μικρότερο χρονικό διάστημα από το μέσο όρο ζωής του αποθηκευτικού μέσου. Στην πράξη, ένας πενταετής με εξαετής κύκλος αποτελεί το μέσο χρονικό περιθώριο πριν τη μετανάστευση των δεδομένων σε αποθηκευτικό μέσο νέας τεχνολογίας. Ανάλογα με τον όγκο των δεδομένων, η μετανάστευσή τους μπορεί να διαρκεί από λίγους μήνες μέχρι και όλη την περίοδο της παραμονής τους σε κάποιο αποθηκευτικό μέσο, αποτελώντας έτσι μια ακατάπαυστη διαδικασία ενταγμένη στις ενέργειες της καθημερινής διαχείρισής των δεδομένων [152],[153].

Εξίσου σημαντική είναι η τήρηση κάποιων προδιαγραφών για την ψηφιακή αποθήκευση των δεδομένων. Οι προδιαγραφές αυτές θα πρέπει τουλάχιστον να συμβαδίζουν με αντίστοιχες που έχουν θεσπιστεί από κοινοπραξίες που ασχολήθηκαν είτε με το ίδιο θέμα είτε με κάτι παραπλήσιο. Όσον αφορά τις μουσειακές εφαρμογές, αν και προς το παρόν δεν έχει παρουσιαστεί κάποιο κοινώς αποδεκτό πρότυπο για την ψηφιακή αποθήκευση των τρισδιάστατων ψηφιακών μοντέλων, μπορεί να τηρηθεί μια παραλλαγή του προτύπου αποθήκευσης εικόνων που έχει θεσπιστεί από την κοινοπραξία εικόνων μουσείων τέχνης AMICO (Art Museum Image COnsortium) [208]. Για παράδειγμα, τα αρχεία πρέπει να αποθηκεύονται με όνομα αρκετά περιγραφικό για την ταυτότητά των δεδομένων που περιέχουν και επιπλέον, το όνομα αυτό να αποτελείται μόνο από λατινικούς χαρακτήρες, χωρίς τους (* ? / # < >: | \ “ κενό) για λόγους συμβατότητας μεταξύ των διάφορων λειτουργικών συστημάτων.